signature électronique

Signature électronique

Comment signer tous vos documents dématérialisés avec la signature électronique

La signature électronique est, de nos jours, de plus en plus rependue que ce soit en B to C qu’en B to B.

Elle permet de garantir l’intégrité du document, l’identité de l’émetteur ainsi que l’engagement du signataire.

La signature électronique : qu’est-ce que c’est ?

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de votre signature manuscrite.

Egalement appelée signature numérique, elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et  authentifie de manière certaine son auteur.

 Il n’existe qu’une seule façon de signer électroniquement un document.

Pour signer numériquement n’importe quel document, il est nécessaire de posséder deux choses :

  • Un logiciel de signature électronique
  • Un certificat électronique ayant pour usage la signature numérique

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ChamberSign France, en tant qu’autorité de certification et tiers de confiance répond à vos besoins en matière de certificats de signature électronique et peut vous accompagner quant au choix du logiciel de signature, notamment au travers les solutions SunnySign, ou encore Almetis Essential.

Les documents signés électroniquement sont de natures diverses et variées.

Vous pouvez signer numériquement des factures et bulletins de paie dématérialisés.

Il est possible de dématérialiser et signer électroniquement des documents de votre entreprise tels que des factures ou des bulletins de paye.

Dans ce cas le certificat utilisé est un certificat d’entreprise de type cachet, véritable tampon électronique.

Il s’agit du certificat Negocio, répondant aux normes RGS*.

La signature électronique apporte, la garantie de l’identité de l’organisme émetteur et  l’intégrité du document. Vous savez alors de manière certaine que le document n’a pas été modifié.

Vous pouvez signer numériquement des emails, des contrats, des courriers, des notes internes, des ordonnances vétérinaires et bien d’autres documents encore.

Dans ce cas, le certificat numérique utilisé est un certificat personne physique tel que Eurodacio ou Initio. La signature électronique apporte alors la garantie de l’identité du signataire, la non-répudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document.

Signer électroniquement un document nécessite juste quelques clics.

Signer électroniquement un document est très simple.

Cela peut s’effectuer de manière automatique. Le process est  alors quasiment transparent pour les utilisateurs.

Lorsque le consentement du signataire est requis sur le document numérique, alors 5 étapes suffisent :

  • la visualisation du dit document
  • le clic sur le bouton signer
  • la sélection du certificat
  • la saisie du code Pin
  • la validation par le signataire.

Les documents signés numériquement peuvent être de formats très divers.

Il est possible de signer numériquement n’importe quel type de format de fichier. A titre d’exemple, l’apposition d’une signature numérique peut s’effectuer sur un document au format  word,  pdf, xml,  ou encore jpg .

Toutefois la pratique la plus répendue consiste à utiliser le Pdf. Les collectivités ou établissements publics seront également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.

Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.

L’archivage à valeur probatoire des documents électroniques est vivement recommandé.

Attention, il est important de souligner que l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre-fort électronique est donc fortement conseillé.

Il existe de nombreux logiciels de signature électronique.

 

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