signature électronique

Signature électronique

Comment signer tous vos documents dématérialisés avec la signature électronique

Qu’est ce que la signature électronique ?

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de votre signature manuscrite.

Pour signer électroniquement, il existe une seule technique à ce jour

Elle consiste à utiliser deux outils informatiques :

  • Un logiciel de signature
  • Un certificat électronique.

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ChamberSign France, répond à vos besoins en matière de certificats et est distributeur de deux logiciels de signature :

Les documents signés électroniquement peuvent être

  • des factures
  • des bulletins de paie

Dans ce cas le certificat utilisé est  un certificat d’entreprise tel que le certificat Negocio. La signature électronique apporte alors la garantie de l’intégrité du document ainsi que de l’identité de l’organisme émetteur.

Ou encore :

  • des mails
  • des contrats
  • des courriers
  • des notes internes
  • des ordonnances de vétérinaire…

Dans ce cas le certificat utilisé est un certificat personne physique tel que Audacio ou Initio. La signature électronique apporte alors la garantie de l’identité du signataire, la non-répudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document.

Vous avez 5 grandes étapes pour signer électroniquement un document :

  • Visualiser le document
  • Cliquer sur le bouton signer
  • Sélectionner le certificat
  • Taper le code Pin
  • Valider.

Les documents signés peuvent avoir des formats très divers

  • Fichier Word
  • Fichier pdf
  • Fichier xml
  • Fichier jpg…..

Toutefois la pratique la plus rependu consiste à utiliser le Pdf. Les collectivités ou établissement publics seront également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.

Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.

 

L’archivage des documents électroniques

Attention, l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre fort électronique est donc fortement conseillé.

Les logiciels de signature électronique

Pour aller plus loin sur la signature électronique nous vous invitons à consulter  ici ou encore ici.

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