Signer des bulletins de paie électroniques

Les bulletins de paie électroniques signés numériquement permettent d’identifier de manière certaine l’origine du document et d’attester de son intégrité. Le certificat Negocio RGS * est un certificat de type cachet. Véritable tampon électronique de votre entreprise, il peut être installé sur un serveur pour une automatisation des process.

Les bulletins de paie dématérialisés permettent à votre entreprise de réduire ses coûts et de s’affranchir des tâches à faibles valeurs ajoutées. Ils facilitent la gestion de votre service de ressources humaines.

Pourquoi choisir de dématérialiser les bulletins de paie ?

En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous devez remettre chaque mois aux salariés de l’entreprise, un bulletin de paie. Ce bulletin de paie peut être délivré au format papier ou sous une forme dématérialisée, on parle alors de Bulletin de Paie Electronique (BPE).

La dématérialisation est fortement encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise. Même si elle n’est pas obligatoire, sa mise en place est fortement recommandée. D’ailleurs depuis le 1er janvier 2017, les sociétés qui utilisent les Bulletins de Paies Electroniques n’ont plus l’obligation de l’accord préalable du salarié.

Néanmoins, un salarié a le droit de refuser un bulletin de paie électronique pour lui préférer sa version papier. Dans ce cas, l’employeur ou toute personne, émettant les bulletins de paie doit accéder à cette demande qui prendra effet dans un délai maximal de 3 mois.

5 avantages des bulletins de paie électroniques :

La signature électronique des bulletins de paie répond aux exigences juridiques françaises et européennes grâce aux règlements eIDAS et RGS. Les certificats de signature électronique fournis par ChamberSign garantissent que chaque bulletin de paie électronique a la même valeur juridique que ceux avec une signature manuscrite.

La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps considérable pour les services de ressources humaines. Les processus manuels de création, d’impression, de distribution et de stockage des bulletins de paie sont remplacés par des solutions automatisées et instantanées. La distribution des bulletins de paie peut se faire en quelques clics, et les employés peuvent y accéder immédiatement. Ce gain de temps permet aux RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’archivage électronique des bulletins de paie est nettement plus simple et sécurisé que l’archivage papier. Les documents sont stockés dans des environnements numériques sécurisés protégés contre la perte ou les accès non autorisés.

Les coûts liés à l’impression, à l’achat de papier, aux enveloppes et à l’affranchissement sont supprimés. De plus, la réduction des besoins en espace de stockage physique pour les documents papier diminue les frais de l’entreprise. Les solutions électroniques réduisent également les coûts liés à la gestion et à la distribution des bulletins de paie.

La transition vers les bulletins de paie électroniques contribue à la réduction de l’empreinte écologique de l’entreprise. En diminuant l’utilisation de papier et d’encre, ainsi que les émissions de carbone liées à la distribution physique des documents, les entreprises peuvent adopter une démarche plus durable et respectueuse de l’environnement. Cela renforce également l’image de responsabilité sociale et environnementale de l’entreprise, un aspect de plus en plus valorisé par les clients, les partenaires et les employés.

Le cadre légal pour une dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme ​

Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.

Les bulletins de paie électroniques (BPE) doivent comporter :

  • Une signature électronique

Il s’agit d’un mécanisme garantissant l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique. Cela permet aussi d’identifier son auteur/émetteur.

  • Un cachet électronique

Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin via horodatage Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au règlement eIDAS la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique, dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer son intégrité.

  • Un espace sécurisé de conservation

Les bulletins de paie électroniques doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique qui doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.

Il est important de noter que le bulletin de salaire numérique doit être conservé et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal dans des coffres-forts électroniques (nommés également CFE). 

Ainsi, la signature électronique des bulletins de paie est fiable et sécurisée ! Elle simplifie la gestion administrative. Elle permet de réduire les coûts et les tâches répétitives. Les employés bénéficient d’un accès rapide et sécurisé à leurs documents. Pour moderniser vos processus de paie, choisissez une solution ChamberSign !

Image de gestion des ressources humaines depuis un ordinateur pour signer les bulletins de paie électronique

Nos solutions pour signer vos bulletins de paie électroniques :

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Certificat électronique personne morale de type cachet.

Idéal pour la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore le scellement de tout document avant archivage électronique dans un process automatisé.

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