Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.
Les bulletins de paie électroniques (BPE) doivent comporter :
- Une signature électronique
Il s’agit d’un mécanisme garantissant l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique. Cela permet aussi d’identifier son auteur/émetteur.
Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin via horodatage Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au règlement eIDAS la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique, dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer son intégrité.
- Un espace sécurisé de conservation
Les bulletins de paie électroniques doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique qui doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.
Il est important de noter que le bulletin de salaire numérique doit être conservé et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal dans des coffres-forts électroniques (nommés également CFE). Il est fortement conseillé de prendre des prestataires français.
