Signer des bulletins de paie électroniques

Les bulletins de paie électroniques signés numériquement permettent d’identifier de manière certaine l’origine du document et d’attester de son intégrité. Le certificat Negocio RGS* est un certificat de type cachet. Véritable tampon électronique de votre entreprise, il peut être installé sur un serveur pour une automatisation des process.

Les bulletins de paie dématérialisés permettent à votre entreprise de réduire ses coûts et de s’affranchir des tâches à faibles valeurs ajoutées. Ils facilitent la gestion de votre service de ressources humaines.

Pourquoi opter pour la dématérialisation des bulletins de paie ?

En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous êtes tenu de remettre chaque mois un bulletin de paie à chaque salarié. Ce document indispensable peut être délivré sous forme papier ou au format numérique, que l’on appelle Bulletin de Paie Électronique (BPE).

La dématérialisation des bulletins de paie est une solution moderne qui simplifie considérablement la gestion administrative de l’entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est fortement recommandée pour ses nombreux avantages en termes de praticité et de gain de temps. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises peuvent d’ailleurs adopter les Bulletins de Paie Électroniques sans avoir à obtenir l’accord préalable du salarié, ce qui facilite leur mise en place.

Cependant, chaque salarié conserve le droit de refuser un bulletin de paie électronique et de demander à recevoir une version papier. Si tel est le cas, l’employeur ou la personne en charge de l’émission des bulletins de paie doit se conformer à cette demande, qui doit être mise en œuvre dans un délai maximum de trois mois.

5 avantages des bulletins de paie électroniques :

Une valeur légale reconnu.

La signature électronique des bulletins de paie répond aux exigences juridiques françaises et européennes grâce aux règlements eIDAS et RGS. Les certificats de signature électronique fournis par ChamberSign garantissent que chaque bulletin de paie électronique a la même valeur juridique que ceux avec une signature manuscrite.

Un vrai gain de temps.

La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps considérable pour les services de ressources humaines. Les processus manuels de création, d’impression, de distribution et de stockage des bulletins de paie sont remplacés par des solutions automatisées et instantanées. La distribution des bulletins de paie peut se faire en quelques clics, et les employés peuvent y accéder immédiatement. Ce gain de temps permet aux RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un archivage simplifié.

L’archivage électronique des bulletins de paie est nettement plus simple et sécurisé que l’archivage papier. Les documents sont stockés dans des environnements numériques sécurisés protégés contre la perte ou les accès non autorisés.

Une solution économique.

Les coûts liés à l’impression, à l’achat de papier, aux enveloppes et à l’affranchissement sont supprimés. De plus, la réduction des besoins en espace de stockage physique pour les documents papier diminue les frais de l’entreprise. Les solutions électroniques réduisent également les coûts liés à la gestion et à la distribution des bulletins de paie.

Une pratique plus respectueuse pour l’environnement.

La transition vers les bulletins de paie électroniques contribue à la réduction de l’empreinte écologique de l’entreprise. En diminuant l’utilisation de papier et d’encre, ainsi que les émissions de carbone liées à la distribution physique des documents, les entreprises peuvent adopter une démarche plus durable et respectueuse de l’environnement. Cela renforce également l’image de responsabilité sociale et environnementale de l’entreprise, un aspect de plus en plus valorisé par les clients, les partenaires et les employés.

Le cadre légal pour une dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme

Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.

Les bulletins de paie électroniques (BPE) doivent comporter :

Une signature électronique

Il s’agit d’un mécanisme garantissant l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique. Cela permet aussi d’identifier son auteur/émetteur.

Un cachet électronique

Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin via horodatage Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au règlement eIDAS la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique, dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer son intégrité.

Un espace sécurisé de conservation

Les bulletins de paie électroniques doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique qui doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.

Il est important de noter que le bulletin de salaire numérique doit être conservé et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal dans des coffres-forts électroniques (nommés également CFE).

Ainsi, la signature électronique des bulletins de paie est fiable et sécurisée ! Elle simplifie la gestion administrative. Elle permet de réduire les coûts et les tâches répétitives. Les employés bénéficient d’un accès rapide et sécurisé à leurs documents. Pour moderniser vos processus de paie, choisissez une solution ChamberSign !

Nos solutions pour signer vos bulletins de paie électroniques :

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Certificat électronique personne morale de type cachet.

Idéal pour la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore le scellement de tout document avant archivage électronique dans un process automatisé.

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