Signer des bulletins de paie électroniques

Une signature numérique apposée sur un bulletin de paie électronique permet d’identifier de manière certaine l’origine du document et d’attester de son intégrité. Le certificat Negocio RGS * est un certificat de type cachet. Véritable tampon électronique de votre entreprise, il peut être installé sur un serveur pour une automatisation des process.

Les bulletins de paie dématérialisés permettent à votre entreprise de réduire ses coûts et de s’affranchir des tâches à faibles valeurs ajoutées.

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Pourquoi choisir de dématérialiser les bulletins de paie ?

En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, vous devez remettre chaque mois aux salariés de l’entreprise, un bulletin de paie. Ce bulletin de paie peut être délivré au format papier ou sous une forme dématérialisée, on parle alors de Bulletin de Paie Electronique (BPE).

La dématérialisation est fortement encouragée pour simplifier toujours plus la gestion administrative de l’entreprise. Même si elle n’est pas obligatoire, sa mise en place est fortement recommandée. D’ailleurs depuis le 1er janvier 2017, les sociétés qui utilisent les Bulletins de Paies Electroniques n’ont plus l’obligation de l’accord préalable du salarié.

Néanmoins, un salarié a le droit de refuser un bulletin de paie électronique pour lui préférer sa version papier. Dans ce cas, l’employeur ou toute personne, émettant les bulletins de paie doit accéder à cette demande qui prendra effet dans un délai maximal de 3 mois.

5 avantages des bulletins de paie électroniques :

  1. Une valeur légale reconnue
  2. Un vrai gain de temps
  3. Un archivage simplifié
  4. Une solution économique
  5. Une pratique plus respectueuse pour l’environnement

Le cadre légal pour une dématérialisation des bulletins de paie en bonne et due forme

Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.

Les bulletins de paie électroniques (BPE) doivent comporter :

  • Une signature électronique

Il s’agit d’un mécanisme garantissant l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique. Cela permet aussi d’identifier son auteur/émetteur.

  • Un cachet électronique

Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin via horodatage Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au règlement eIDAS la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique, dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer son intégrité.

  • Un espace sécurisé de conservation

Les bulletins de paie électroniques doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique qui doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.

Il est important de noter que le bulletin de salaire numérique doit être conservé et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal dans des coffres-forts électroniques (nommés également CFE). Il est fortement conseillé de prendre des prestataires français.

Nos solutions pour signer vos bulletins de paie électroniques :

Négocio RGS*

Certificat électronique personne morale de type cachet.

Idéal pour la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore le scellement de tout document avant archivage électronique dans un process automatisé.

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EuroComercio

Vous n’avez plus besoin de justifier d’une piste d’audit fiable, et votre crédit de TVA vous sera plus rapidement remboursé.

Ce certificat électronique qualifié eIDAS a une équivalence au RGS** et est livré sur support USB.

Délivré en main propre au responsable du certificat uniquement sur Lyon.

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