Quel que soit le type de document ou son format, pour le signer électroniquement, il est indispensable de posséder un outil de signature électronique ainsi qu’un certificat numérique. Ce dernier doit répondre aux obligations légales, notamment au réglement eIDAS, et doit être délivré par une Autorité de Certification. A noter que l’original électronique doit être conservé de manière pérenne notamment dans un coffre fort électronique.
La signature électronique permet de garantir de manière certaine l’identité du signataire. En effet, elle a été généré à partir d’un certificat numérique, délivré par un tiers de confiance qui s’engage quand à l’identité du titulaire du certificat numérique. La signature électronique est donc irrévocable. C’est à dire qu’elle ne peut pas être contestée.
Par ailleurs, elle rend intègre le document électronique ainsi signé et garantit sa non répudiation.
Pour signer électroniquement n’importe quel type de document, il est nécessaire d’utiliser deux outils informatiques, à savoir : un logiciel de signature et un certificat électronique de signature.
Il existe de nombreux outils de signature électronique. Le logiciel Acrobat Adobe DC, par exemple. Il est gratuit est très souvent utilisé.
A noter également que les plateformes de réponses aux appels d’offre embarquent dans leur portail une solution de signature.
Il existe également des outils à utiliser comme un parapheur électronique. SunnySign va permettre le partage des documents à échanger et à signer.
Afin de se prémunir de toutes contestations relatives à la signatures électronique, il est fortement déconseillé d’utiliser des signatures électroniques gratuites. Par contre, il est recommandé de s’équiper d’un certificat électronique délivré par une autorité de certification, tiers de confiance tel que ChamberSign. En effet, cette dernière s’engage quant à l’identité du titulaire du certificat numérique au travers différents contrôles.
Le règlement eIDAS (Electronic identification and trust services) est entré en vigueur le 1er juillet 2016. Il a pour ambition d’harmoniser au niveau européen les pratiques en matières d’échanges électroniques afin d’en faciliter les transactions. En France, ce règlement cohabite avecun second appelé RGS (Référentiel Général de Sécurité).
Les certificats électroniques eIDAS et RGS sont obligatoirement délivrés par des autorités de certification, tiers de confiance. Comme précédemment expliqué, ces sociétés s’engagent sur l’identité du titulaire du certificat qu’il soit une personne physique ou morale.
Les autorités de certification delivrant des certificats électroniques eIDAS sont accréditées par un organisme d’évaluation nommé par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
En effet, pour délivrer ces identités numériques, il est nécessaire de remplir des obligations de sécurité, de confidentialité, de chiffrement, de cryptographie ….
ChamberSign propose des certificats électroniques professionnelles au nom de la personne physique. En utilisant ce type de certificat numérique, le titulaire s’engage pour ses fonctions au sein de son organisation.
Le certificat electronique sur clé USB Eiducio, reconnu dans Adobe, est utilisé notamment pour répondre aux appels d’offre dématérialisés, ou encore des contrats.
Le certificat INITIO RGS*, au format logiciel est largement utilisé par les vétérinaires pour signer leur ordonnances et les agences d’intérim.
La signature électronique apposée sur le document apporte alors la garantie de l’identité du signataire, son engagement et l’intégrité du document.
Les certificats NEGOCIO RGS* et Eurocomercio, tampon numérique de l’entreprise, sont des certificats électroniques personne morale de type cachet. Ils ont usuellement utilisés pour signer les factures, les fiches de paies ou encore dans le cadre de la copie fiable et fidèle …
Leurs utilisations permettent de sceller les données du document, de garantir son intégrité ainsi que l’identité de l’organisme émetteur.
Pour signer électroniquement un document avec un logiciel de signature standard, 5 étapes très simples et rapides suffisent généralement :
1- Visualiser le document
2- Cliquer sur le bouton
3- Signer
4- Sélectionner le certificat
5- Taper le code Pin
6- Valider.
L’utilisation de la signature électronique dans une entreprise peut être quotidienne. En effet, il existe d’innombrables types de documents qui peuvent être dématérialisés et signés numériquement. Prenons quelques exemples :
Les collectivités et les élus ont, eux aussi, un besoin en certificat de signature électronique, notamment pour :
Toutefois la pratique la plus rependue consiste à apposer une signature électronique sur un Pdf. Les collectivités ou établissement publics sont également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.
Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.
Il est indispensable de noter que l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre-fort électronique est alors fortement conseillé. Il faut également souligner que ces données numériques doivent être de préférence sauvegardées sur le territoire français ou européen. Nous vous invitons donc à anticiper l’archivage électronique pour permettre une gestion efficace.