Depuis juillet 2019, les entreprises peuvent numériser leurs documents comptables et justificatifs (factures, notes de frais, contrats…) tout en conservant leur valeur légale. Cette évolution, rendue possible par l’arrêté du 23 mai 2019, simplifie la gestion administrative… à condition de respecter des exigences strictes.
Parmi ces exigences, l’usage d’un certificat RGS* (Référentiel Général de Sécurité) est obligatoire pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents lors des contrôles URSSAF.
Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?
La numérisation fidèle consiste à transformer un document papier en une copie numérique identique à l’original et juridiquement recevable. Cette version numérique remplace définitivement le document papier, à condition que :
- le format de fichier soit PDF/A-3 (norme ISO 19005-3),
- le document soit scellé par un cachet électronique qualifié,
- une empreinte numérique ou signature électronique soit appliquée.
Pourquoi l’URSSAF exige un certificat RGS* ?
L’URSSAF peut, lors d’un contrôle, demander à consulter vos justificatifs numérisés. Pour être acceptés comme preuves valables, ces documents doivent prouver :
- qu’ils n’ont pas été modifiés depuis leur numérisation,
- qu’ils sont authentiques,
- et qu’ils ont été archivés selon les règles.
Le cachet serveur RGS* remplit précisément ces fonctions. Il garantit :
- l’intégrité du document : aucune modification n’a pu intervenir après la numérisation,
- l’authenticité : le document est bien émis ou reçu par une entité identifiée de manière certaine,
- la traçabilité : l’horodatage prouve la date et l’heure de la numérisation.
Sans cette certification, les documents peuvent être rejetés en cas de contrôle. L’URSSAF est alors en droit d’exiger les originaux papier ou d’appliquer une taxation forfaitaire article R243-59-4 du Code de la sécurité sociale).
L’utilisation d’un cachet serveur conforme RGS* est également encadrée par l’article L.243-16 du Code de la sécurité sociale, qui précise qu’en cas de dématérialisation, les copies numériques produites doivent garantir la fiabilité et la fidélité des documents originaux. La norme NF Z42-026 (révisée en 2023) encadre le processus de numérisation fidèle en France, et vient renforcer la portée probante de vos documents numérisés.
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Foire Aux Questions (FAQ)
Pour garantir que vos documents numérisés sont authentiques, intègres et valables juridiquement. Sans certificat conforme, vos pièces justificatives peuvent être rejetées lors d’un contrôle.
Elle vous dispense de conserver les originaux papier, à condition de respecter les exigences : PDF/A-3, cachet RGS*, empreinte numérique.
- Fidèle : copie identique au document papier.
- Fiable : reconnue comme preuve légale car produite selon des règles strictes (arrêté du 23 mai 2019, RGS*, etc.).
L’URSSAF peut considérer vos documents comme absents et appliquer une taxation forfaitaire (article R243-59-4 du Code de la sécurité sociale).
Liens utiles
- Trust-service Statut List (TLS) pour consulter les autorités de certification reconnues
- En savoir plus sur le Référentiel Général de Sécurité (RGS)