La signature électronique : pourquoi et comment signer des documents dématérialisés ?
Quel que soit le type de document ou son format, pour le signer électroniquement, il est indispensable de posséder un outil de signature électronique ainsi qu’un certificat numérique. Ce dernier doit répondre aux obligations légales, notamment au réglement eIDAS, et doit être délivré par une Autorité de Certification. A noter que l’original électronique doit être conservé de manière pérenne notamment dans un coffre fort électronique.
Pourquoi utiliser la signature électronique ?
Dans un monde où la dématérialisation des processus est devenue la norme, la signature électronique émerge comme un outil incontournable notamment pour les entreprises, pour garantir la validité et la sécurité des transactions numériques. Son adoption croissante est le reflet d’une évolution vers une gestion plus efficace, rapide et respectueuse de l’environnement.
La signature électronique : transposition d'une signature manuscrite dans le monde numérique
La signature électronique permet de garantir de manière certaine l’identité du signataire. En effet, elle a été généré à partir d’un certificat numérique, délivré par un tiers de confiance qui s’engage quant à l’identité du titulaire du certificat numérique. La signature électronique est donc irrévocable. C’est à dire qu’elle ne peut pas être contestée.
Par ailleurs, elle rend intègre le document électronique ainsi signé et garantit sa non répudiation.
Prérequis pour la signature électronique : le certificat numérique et le logiciel de signature.
Pour signer électroniquement n’importe quel type de document, il est nécessaire d’utiliser deux outils informatiques, à savoir : un logiciel de signature et un certificat électronique de signature.
UN logiciel de signature Électronique
Il existe de nombreux outils de signature électronique. Le logiciel Adobe Acrobat DC, en autres, est un outil gratuit et très souvent utilisé.
Certaines plateformes qui nécessitent de signer de manière électronique embarquent dans leur portail une solution de signature. C’est le cas, par exemple, lorsque vous répondez à un appel d’offres.
D’autres outils peuvent également être exploités, comme le parapheur électronique. Sunnysign vous permet notamment de partager et signer électroniquement vos différents documents.
UN certificat électronique conforme a la réglementation en vigueur
Entré en vigueur le 1er juillet 2016, le règlement eIDAS (Electronic identification and trust services) encadre juridiquement la signature électronique. En France, ce règlement cohabite avec un second : le RGS (Référentiel Général de Sécurité). Tous les deux, ils imposent l’utilisation d’un certificat électronique conforme à leurs normes pour apposer une signature électronique sécurisée.
La conformité aux réglementations telles que le règlement eIDAS et le Référentiel Général de Sécurité (RGS) est essentielle pour assurer la validité légale des signatures électroniques. Ces normes fournissent un cadre juridique clair et garantissent la confiance dans les échanges numériques, ce que est particulièrement crucial dans les transactions sensibles telles que les contrats commerciaux ou les accords juridiques.
Les certificats électroniques eIDAS et RGS sont obligatoirement délivrés par des Autorités de Certification, Tiers de confiance, comme c’est le cas de ChamberSign. Elles s’engagent alors sur l’identité du titulaire du certificat, qu’il soit une personne physique ou une personne morale.
Ces sociétés sont accréditées par un organisme d’évaluation nommé par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) qui vérifient qu’elles remplissent toutes les obligations de sécurité, de confidentialité, de chiffrement, de cryptographie etc…
Différents types de certificats électroniques : personnes physiques ou personnes morales
Les certificats personne physique ChamberSign
Chambersign propose des certificats électroniques professionnels au nom de la personne physique. En utilisant ce type de certificat, le titulaire s’engage pour ses fonctions au sein de son organisation.
- Eiducio : certificat électronique sur clé USB, reconnu dans Adobe, il permet la signature avancée. Il est notamment utilisé pour répondre aux appels d’offres français dématérialisés ou encore pour la signature de contrats.
- Eiducio+ : certificat électronique délivré sur clé USB également, Eiducio+ permet la signature électronique qualifiée. Il est principalement utilisé pour la réponse aux appels d’offres européens.
- Initio RGS* : certificat au format logiciel, il est largement utilisé par les vétérinaires pour signer leurs ordonnances mais aussi par les agences d’intérim.
Les certificats personne morale ChamberSign
Chambersign propose également des certificats électronique au nom de la personne morale. Dans ce cas, c’est l’organisation qui est engagée.
- Negocio RGS* : véritable tampon électronique de l’organisation, ce certificat numérique permet de sceller les données et de signer des documents ne nécessitant pas l’engagement d’une personne physique.
- Eurocomercio : ce certificat, à l’équivalence RGS**, est livré sur support USB. Il permet lui aussi de sceller les données et de signer divers documents. Grâce à lui, plus besoin de justifier d’une piste d’audit fiable, et le crédit de TVA est plus rapidement remboursé.
- Eurocomercio+ : ce certificat cachet répond aux mêmes besoin qu’Eurocomercio mais avec un niveau de scellement qualifié.
Le fonctionnement de la signature électronique de documents
Outre les avantages évidents en termes de gain de temps et d’efficacité, la signature électronique offre également des avantages environnementaux significatifs en réduisant la consommation de papier et en minimisant l’empreinte carbone associé aux processus traditionnels de signature et d’archivage. De plus, elle permet une meilleure accessibilité aux documents signés, facilitant leur consultation et leur partage à tout moment et en tout lieu.
quel est le Nombre de documents qui peuvent être signés électroniquement ?
L’utilisation de la signature électronique dans une entreprise peut être quotidienne. En effet, il existe d’innombrables de documents qui peuvent être dématérialisés et signés numériquement.
- des factures
- des bulletins de paie
- des appels d’offres français
- des appels d’offres européens
- des emails
- des contrats commerciaux
- des contrats fournisseurs
- des contrats d’intérim
- des courriers
- des processus RH
- des devis
- des bons de commandes
- des ordres de virement
- etc…
Les documents signés peuvent avoir différents formats :
- format Word
- format PDF
- format XML
- format .jpg
- etc…
Toutefois la pratique la plus rependue consiste à apposer une signature électronique sur un PDF. Les collectivités ou établissement publics sont également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.
Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.
quelques étapes suffisent pour apposer une signature électronique
Pour signer électroniquement un document avec un logiciel de signature standard, la procédure est généralement très simple et rapide :
- Ouvrir le document : Commencez par ouvrir le document électronique que vous souhaitez signer à l’aide d’un logiciel de visualisation approprié.
- Choisir la signature électronique : Dans le logiciel de visualisation, recherchez l’option permettant d’ajouter une signature électronique. Cette fonctionnalité est généralement accessible via un menu dédié ou une barre d’outils spécifique.
- Sélectionner le certificat : Une fois l’option de signature électronique sélectionnée, choisissez le certificat numérique correspondant à votre identité. Ce certificat est délivré par une Autorité de Certification et garantit la légalité et la sécurité de la signature électronique.
- Valider avec un code PIN : Après avoir sélectionné le certificat, vous serez probablement invité à entrer un code PIN ou un mot de passe pour valider la signature. Cette étape de vérification renforce la sécurité et garantit que la signature électronique est authentique.
- Enregistrer le document signé : Une fois la signature électronique apposée et validée, enregistrez le document signé dans un emplacement sécurisé sur votre ordinateur ou dans le cloud. Assurez-vous de conserver l’original électronique de manière pérenne, conformément aux exigences légales et réglementaires.
le document numérique original doit être conservé
Il est indispensable de noter que l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre-fort électronique est alors fortement conseillé. Il faut également souligner que ces données numériques doivent être de préférence sauvegardées sur le territoire français ou européen. Nous vous invitons donc à anticiper l’archivage électronique pour permettre une gestion efficace.
FAQ sur la signature électronique :
La signature électronique est un moyen sécurisé de signer des documents numériques, garantissant l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation des transactions en ligne. Elle est essentielle pour faciliter la transition vers des processus de travail dématérialisés et accroître l’efficacité des échanges commerciaux.
Pour utiliser la signature électronique, vous avez besoin d’un outil de signature électronique et d’un certificat numérique conforme à la réglementation en vigueur, comme le règlement eIDAS. Ces éléments garantissent la légalité et la sécurité des signatures électroniques.
Il existe des certificats électroniques pour les personnes physiques et morales, délivrés par des Autorités de Certification accréditées telles que ChamberSign. Ces certificats garantissent l’identité du titulaire et sont conformes aux normes réglementaires telles que le règlement eIDAS et le RGS.
Le processus de signature électronique est généralement simple : ouvrez le document, choisissez la signature électronique, sélectionnez le certificat et validez avec un code PIN. Une fois signé, le document est sécurisé et peut être partagé et consulté en toute sécurité.
La signature électronique permet de réduire la consommation de papier et l’empreinte carbone associée aux processus traditionnels de signature et d’archivage. En favorisant la dématérialisation des transactions, elle contribue à la préservation de l’environnement.
Il est essentiel de conserver les documents électroniques de manière sécurisée et pérenne, idéalement dans un coffre-fort électronique conforme aux normes de sécurité. La mise en place de politiques de gestion des archives numériques est recommandée pour assurer la conformité réglementaire et faciliter la recherche et la récupération des documents.