Le scellement des bulletins de paie électroniques permet d’apposer un sceau électronique certifiant l’origine de l’émetteur du document et garantissant son intégrité. Grâce au certificat Negocio RGS*, un certificat de type cachet serveur, vous pouvez automatiser vos processus de scellement et sécuriser vos bulletins de paie dématérialisés. Ce tampon électronique fiable s’installe directement sur un serveur pour une gestion fluide et sécurisée.
En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, la remise mensuelle des bulletins de paie est une obligation. Si vous pouvez les délivrer au format papier, la version dématérialisée ou Bulletin de Paie Électronique (BPE) s’impose comme une solution moderne et performante.
Depuis le 1er janvier 2017, l’utilisation des bulletins de paie électroniques ne nécessite plus l’accord préalable des salariés. Cependant, un salarié conserve le droit de refuser un bulletin électronique et peut demander la version papier. Dans ce cas, l’employeur doit respecter cette demande sous un délai maximal de 3 mois.
Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.
Les bulletins de paie électroniques (BPE) doivent comporter :
Il s’agit d’un mécanisme garantissant l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique. Cela permet aussi d’identifier son auteur/émetteur.
Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin via horodatage. Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité. Conformément au règlement eIDAS la valeur juridique d’un document électronique est assurée par le processus de signature électronique, dès lors que celle-ci permet d’identifier l’origine du document et d’en assurer son intégrité.
Les bulletins de paie électroniques doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique qui doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.
Il est important de noter que le bulletin de salaire numérique doit être conservé et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal dans des coffres-forts électroniques (nommés également CFE). Il est fortement conseillé de prendre des prestataires français.
Certificat électronique personne morale de type cachet.
Idéal pour la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore le scellement de tout document avant archivage électronique dans un process automatisé.
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En conclusion, le scellement des bulletins de paie électroniques, par l’apposition d’un sceau électronique, garantit l’authenticité et l’intégrité des documents émis. Ce processus, facilité par des certificats comme le Negocio RGS, permet une automatisation fiable et sécurisée. En respectant les exigences légales de signature et de conservation sécurisée, les entreprises peuvent bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation, tout en assurant la protection et la traçabilité des données.