L’utilisation de la signature électronique est en augmentation constante depuis quelques années. Sans compter que, suite à la mise en place du confinement le 17 mars 2020 afin d’endiguer la propagation du COVID-19, le télétravail s’est imposé dans beaucoup d’entreprises et par concéquence la signature numérique !
Petites explications sur l’intérêt et l’importance de la signature électronique dans le monde d’aujourd’hui.
Contrairement aux idées reçues, la signature électronique n’est pas un simple scan de votre signature manuscrite. Il s’agit d’un calcul informatique qui associe de façon certaine votre identité numérique stockée dans un certificat numérique lui-même porté dans différents supports (carte à puce, clé USB, carte d’identité électronique pour certains pays européens et bientôt en France, PC, smartphone…) et qui a pour objectif d’identifier de manière certaine le signataire et de sceller le document pour en garantir l’intégrité. La dématérialisation et la signature électronique s’imposent donc comme un incontournable pour poursuivre à distance l’activité entre les entreprises.
Introduite dans le droit français par la Loi du 13 mars 2000, la signature électronique a vu sa place renforcée par l’adoption en 2014 du règlement européen « eiDAS » sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.
Désormais, la signature électronique dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite. Elle va même plus loin en garantissant simplement l’intégrité du document, comme si on paraphait chaque lettre ou signe de ponctuation d’un document papier… Résultat, la signature électronique, qui est adaptée à tous les documents électroniques (contrat, avenant, paiement, mais aussi photographies ou fichiers numériques complexes…), se révèle beaucoup plus sécurisante pour l’ensemble des parties.
A l’heure actuelle, trois niveaux de signatures électroniques cohabitent selon la réglementation européenne. Outre la signature simple, qui correspond au premier stade de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document, la signature avancée permet de relier le document au signataire de manière univoque. Enfin, la signature qualifiée est le seul équivalent reconnu à une signature manuscrite et nécessite, en particulier, une identification en face à face.
Ces signatures électroniques doivent être générées au moyen de certificats numériques délivrés par des autorités de certification, tiers de confiance. En effet, ces dernières garantissent l’identité des signataires.
Le choix de déployer la signature électronique dans une entreprise concerne tous ses services : le commercial pour les contrats, les achats pour les bons de commande ou les appels d’offre, les RH pour les contrats d’embauche, les avenants et la gestion du temps de présence ou des congés, le juridique pour les accords de confidentialité ou les contrats et avenants et la comptabilité pour la facturation ou les injonctions.
L’usage de la signature électronique se développe ainsi fortement auprès des professions juridiques (avocats, huissiers, notaires), notamment dans la transmission des actes, mais aussi la formation (signature de conventions ou de documents de présence), l’assurance ou la banque. Démonstration de sa force juridique et de sa maturité technique, elle vient d’être approuvée à son niveau qualifié conforme au règlement eIDAS pour la signature des décisions des tribunaux de commerce (jo arr. 9 avr. 2019, art. 1)
Avec des gains considérables pour le fonctionnement de ces entreprises, qui touchent, outre le traitement des données, l’amélioration de la sécurité, de la traçabilité et de la productivité, la réduction des coûts ou des frais opérationnels. Au final, c’est l’image de l’entreprise qui en ressort grandie.
ChamberSign vous accompagne pour vous conseiller et trouver les solutions adaptées à votre besoin. N’hésitez pas consulter notre page relative aux outils de signatures électroniques et certificats numériques.