Une nouvelle règle de numérisation, applicable depuis le 1er juillet 2019, permet d’opposer un document numérisé, comme un justificatif de note de frais, à un contrôle fiscal ou de l’URSSAF. À condition qu’il soit assorti d’un certificat électronique conforme RGS*.
L’arrêté du 23 mai 2019, inscrit à la Loi de financement de la Sécurité sociale, exige désormais l’utilisation d’un certificat électronique pour garantir l’intégrité des pièces établies ou reçues sur support papier ayant été numérisées. Mais pas n’importe lequel ! En effet la règle, applicable depuis le 1er juillet, précise que le document numérisé doit être assorti d’un certificat numérique conforme au moins au référentiel général de sécurité * et d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme RGS * (Référentiel Général de Sécurité).
Le certificat électronique est la carte d’identité de l’organisation. Il remplace le tampon encreur d’une organisation (on y retrouve les mêmes informations, comme le numéro SIREN ou l’adresse). L’utilisation de ce certificat lors de la numérisation de documents, comme par exemple les justificatifs de notes de frais, sera opposable à un contrôle fiscal ou de l’URSSAF.
Une véritable source de simplification et d’économie pour une organisation, tenue de conserver les pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales pendant une durée au moins égale à 6 ans. Ce procédé de dématérialisation des notes de frais va en effet lui permettre de répondre aux exigences des deux administrations, en apportant la preuve que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.
Si cette procédure de numérisation n’est pas correctement respectée, l’arrêté précise que l’organisation cotisante peut toujours présenter l’original sous format papier. À défaut, cette situation sera considérée comme une absence de documents ou de pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales. Elle pourra alors donner lieu à un redressement par taxation forfaitaire.
Pour éviter ces tracas, ChamberSign vous fournit le certificat électronique Negocio, conforme au RGS *. Il confirme l’identité de l’entreprise émettrice des documents numérisés, tout en permettant de signer électroniquement et de garantir l’intégrité desdits documents. Le certificat électronique Negocio, c’est la carte d’identité numérique d’une organisation, son véritable tampon électronique qui permet de certifier des documents numériques et de sceller les données informatiques. Le certificat électronique Negocio est aussi l’assurance de présenter des documents numérisés conformes en cas de contrôle.
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