La signature électronique :

comment signer tous vos documents dématérialisés ?

Qu’est ce que la signature électronique ?

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de votre signature manuscrite.

Pour signer électroniquement, il existe une seule technique à ce jour

Elle consiste à utiliser deux outils informatiques :

  • Un logiciel de signature
  • Un certificat électronique

Quel certificat de signature électronique pour une personne physique ?

      • EURODACIO

        reconnu nativement dans Adobe

        utilisé notamment pour répondre aux appels d’offre dématérialisés

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        EURODACIO

        Authentification forte et signature de document

        PRINCIPAUX USAGES :Appel d’offre – SIV – Actes
        PESV2 – Sylae
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      • INITIO RGS*

        au format logiciel

        largement utilisé par les vétérinaires et les agences d’intérim

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        INITIO RGS*

        Authentification et signature de document

        PRINCIPAUX USAGES :SYLAE Découvrir

La signature électronique apporte alors la garantie de l’identité du signataire, la non-répudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document.

Le certificat électronique pour la personne morale

      • NEGOCIO RGS*

        Le tampon numérique de votre entreprise

        utilisé pour signer les factures, les fiches de paies..

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        NEGOCIO RGS*

        Le tampon numérique de votre entreprise

        PRINCIPAUX USAGES :Pro douane – signature factures Découvrir

    La signature électronique apporte alors la garantie de l’intégrité du document ainsi que de l’identité de l’organisme émetteur.

Une quantité de documents peut-être signés

  • des factures
  • des bulletins de paie
  • des mails
  • des contrats
  • des courriers
  • des notes internes
  • des ordonnances de vétérinaire
  • et bien d’autres encore ….

Vous avez 5 grandes étapes pour signer électroniquement un document avec un logiciel de signature standard :

  • Visualiser le document
  • Cliquer sur le bouton signer
  • Sélectionner le certificat
  • Taper le code Pin
  • Valider.

Les documents signés peuvent avoir des formats très divers

  • Fichier Word
  • Fichier pdf
  • Fichier xml
  • Fichier jpg…..

Toutefois la pratique la plus rependue consiste à utiliser le Pdf. Les collectivités ou établissement publics seront également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.

Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.

L’archivage des documents électroniques

Attention, l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre fort électronique est donc fortement conseillé.

Les logiciels de signature électronique

Pour aller plus loin sur la signature électronique nous vous invitons à consulter le document pédagogique du club PSCo  ou encore la signature électronique en 6 questions .

 

 

 

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