Habilitation SIV : Obligations 2026 pour les professionnels de l’automobile
A partir d’août 2026, la gestion des dossiers d’immatriculation va radicalement changer pour les professionnels de l’automobile. Êtes-vous prêts pour cette transition numérique imposée par l’arrêté du 1er juillet 2025 ? Découvrez les enjeux, les obligations et les solutions pour vous mettre en conformité et éviter les sanctions.
L’évolution réglementaire du système d’immatriculation des véhicules (SIV)
L’année 2026 marque un tournant majeur pour les professionnels de l’automobile habilités au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV).
L’arrêté du 1er juillet 2025, venant modifier celui du 9 février 2009, introduit une obligation de taille : l’archivage des dossiers d’immatriculation dans un coffre-fort électronique SIV conforme. Cette mesure, entrée en vigueur le 1er août 2025, vise à renforcer la sécurité, lutter contre la fraude documentaire et professionnaliser le secteur.
À partir du 1er août 2026, la conservation des dossiers devra impérativement être réalisée via une solution d’archivage électronique sécurisée, pendant une durée minimale de 5 ans à compter de la date d’immatriculation du véhicule.
Calendrier récapitulatif des nouvelles réglementations de l'habilitation SIV
- 1er juillet 2025 : Publication de l’arrêté
- 1er août 2025 : Entrée en vigueur de la réglementation
- Depuis le 1er août 2025 : Toutes les nouvelles demandes d’habilitation (nouveaux garages ou créations d’entreprises) sont déjà soumises à la nouvelle convention. Pour ces nouveaux entrants, le coffre-fort numérique est obligatoire immédiatement pour obtenir l’habilitation.
- Entre le 1er août 2025 et le 1er août 2026 : Les professionnels déjà habilités avant l’été 2025 doivent profiter de cette année pour s’équiper d’une solution conforme (norme NF Z 42-020) et signer un avenant à leur convention SIV avec leur préfecture.
- Dès le 1er août 2026 : L’obligation devient totale. Tout professionnel n’ayant pas signé son avenant et ne disposant pas d’un système d’archivage numérique conforme s’expose au retrait de plein droit de son habilitation SIV par le préfet.
Qui est concerné par cette obligation de coffre-fort numérique SIV ?
L’obligation du coffre-fort électronique SIV concerne tous les professionnels habilités au SIV, notamment les :
- Concessionnaires automobiles
- Garagistes
- Négociants en véhicules
- Mandataires automobiles
- Loueurs de véhicules
- Experts automobiles
- Services « carte grise »
- Professionnels disposant du profil PIVO PRO (immatriculation directe des véhicules importés de l’UE)
Quels documents doivent être archivés dans le coffre-fort électronique SIV ?
Le coffre-fort numérique doit permettre l’archivage de l’ensemble des pièces composant un dossier d’immatriculation :
- Pièces d’identité
- Justificatifs de domicile
- Certificats de cession
- Certificats d’immatriculation (cartes grises)
- Certificats de conformité
- Contrôles techniques
- Mandats, factures, attestations diverses
- Tout document exigé par la réglementation (import, leasing, professionnel, etc.)
Ces documents doivent être accessibles à distance par les services de l’État pour les contrôles.
Quelles solutions d'archivage électronique sont autorisées pour le SIV ?
Pour se conformer à la réglementation SIV, les professionnels ont le choix entre deux options :
- Coffre-fort numérique SIV (solution recommandée) : Il doit être conforme à la norme NF Z42-020, idéalement certifié NF203 par l’AFNOR. Il garantit l’intégrité des documents, leur valeur probante et la traçabilité des accès.
- GED (Gestion Électronique de Documents) conforme : Une GED peut être admise si elle répond aux exigences d’archivage à valeur probante (horodatage, intégrité, traçabilité, scellement), conformément aux référentiels de sécurité applicables.
Le coffre-fort numérique reste la solution la plus simple et la plus sécurisée en cas de contrôle.
Les exigences techniques d’un coffre-fort numérique SIV conforme
Le coffre-fort numérique SIV doit répondre aux critères suivants :
- Conformité à la norme NF Z 42-020
- Hébergement des données en France
- Horodatage certifié des dépôts et accès
- Chiffrement des données
- Traçabilité des accès et modifications
- Garantie d’intégrité des documents
- Pérennité de la conservation (durée légale)
- Accessibilité à distance par les préfectures
RGPD et protection des données personnelles
Les dossiers d’immatriculation contiennent des données personnelles sensibles. Le professionnel reste responsable du traitement de ces données, tandis que le prestataire du coffre-fort numérique agit en tant que sous-traitant RGPD. Les données doivent être protégées, conservées pour la durée légale et accessibles aux personnes concernées.
Objectifs de l’obligation du coffre-fort électronique SIV
Cette mesure vise à :
- Lutter contre la fraude documentaire
- Professionnaliser le secteur
- Faciliter les contrôles
- Garantir la valeur probante des documents
- Simplifier les procédures administratives.
Sanctions en cas de non-conformité
Le non-respect de cette obligation peut entraîner :
- Le retrait de l’habilitation SIV
- L’impossibilité de traiter les demandes d’immatriculation
- Des sanctions administratives
- La perte de la valeur probante des documents
Anticipez les obligations 2026 de l'habilitation SIV avec une solution conforme
Pour aborder sereinement l’obligation du coffre-fort électronique SIV et simplifier vos démarches d’habilitation, ChamberSign, en partenariat avec AGS RM, vous propose WIDO@SIV, une solution de coffre-fort numérique complète et clé en main.
WIDO@SIV repose sur une technologie d’archivage électronique à valeur probante éditée par Cecurity. Conforme à la norme NF Z42-020 et reconnue par les autorités, elle garantit la sécurité, l’intégrité et la traçabilité de vos documents d’immatriculation pour une conservation optimale pendant les 5 années réglementaires.
Avantages de WIDO@SIV :
- Archivage sécurisé de tous vos documents SIV (pièces d’identité, justificatifs, certificats, contrôles techniques…)
- Conformité totale avec l’arrêté du 1er juillet 2025
- Accessibilité à distance pour les contrôles préfectoraux
- Interface simple et intuitive
- Support technique dédié
Pour une habilitation SIV complète, sachez que ChamberSign propose également le certificat électronique Eiducio, reconnu par le ministère de l’Intérieur, pour une authentification forte et une signature électronique conforme aux normes RGS** et au règlement eIDAS.
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Foire Aux Questions
L’archivage numérique devient une norme afin de lutter contre la fraude (faux documents, usurpation d’immatriculation), l’État impose désormais un archivage « probant ». Le coffre-fort numérique garantit que le document scanné n’a jamais été modifié depuis son dépôt. C’est cette intégrité qui donne au scan la même valeur juridique que l’original papier.
Non. Un simple dossier sur un ordinateur, un disque dur externe ou un service cloud classique ne répond pas aux exigences de la nouvelle convention.
La réglementation impose une solution certifiée NF Z 42-020. Cette norme garantit :
- Le scellement numérique des documents (horodatage).
- La traçabilité des accès.
- La conservation sécurisée pendant la durée légale.
La durée légale de conservation des dossiers d’immatriculation est de 5 ans. Au-delà de ce délai, les documents doivent être détruits.
Le risque est majeur : la suspension immédiate de votre habilitation SIV. Sans l’avenant signé et l’attestation de conformité de votre coffre-fort, le ministère coupera vos accès techniques au système de télétransmission.
La réglementation n’est pas rétroactive sur le format : vos archives papiers constituées avant votre passage au coffre-fort numérique doivent être conservées sur leur support d’origine jusqu’à la fin du délai de 5 ans.
En revanche, tout nouveau dossier créé après la signature de votre avenant doit être 100 % numérique.