Certificats électroniques et élections municipales : Assurer la continuité des services
Les élections municipales approchent à grands pas, et avec elles, l’impératif de garantir les télétransmissions et les signatures des bordereaux de titres de recettes sans interruption.
Que vous soyez maire sortant garant de la continuité, nouvellement élu en pleine prise de fonction, ou agent municipal en charge de ces opérations, cet article vous donne les clés pour maîtriser les certificats électroniques et assurer une transition sans accroc.
Qu’est-ce qu’un certificat électronique ?
Un certificat électronique véhicule l’identité numérique de son titulaire. Il permet de prouver avec certitude l’identité d’une personne (physique ou morale) lors de démarches sur internet. Il est délivré par un organisme de confiance, appelé Autorité de Certification, qui garantit que la personne est bien celle qu’elle prétend être.
Dans l’exercice de leurs fonctions, les maires utilisent ce certificat pour confirmer leur identité de manière sécurisée, notamment pour accéder aux systèmes d’information de l’État, un usage encadré par la loi pour garantir la sécurité des échanges
Applications concrètes du certificat électronique en mairie
Le certificat électronique offre une multitude d’usages pour faciliter et sécuriser le fonctionnement des services municipaux :
- Signature électronique : Il permet de signer électroniquement les arrêtés, délibérations, marchés publics et autres documents officiels, simplifiant les processus administratifs et réduisant l’utilisation du papier.
- Authentification forte : Il garantit un accès sécurisé aux plateformes de l’État (SIV, SNPC, @CTES, etc.). Il permet de protéger les données sensibles et de garantir la conformité de la mairie. Le système @CTES, par exemple, permet de transmettre les actes au contrôle de légalité de manière dématérialisée.
À retenir
Il existe deux types de certificats :- Le certificat d’authentification : Il sécurise l’accès aux plateformes. → Notre certificat Audacio est un certificat d’authentification ; il ne permet pas la signature électronique. Il peut donc être attribué à toute personne habilitée à accéder aux plateformes, même si celle-ci ne dispose pas d’une délégation de signature du maire ou du président (notamment dans le cas d’une communauté de communes).
- Le certificat de signature : Il engage la mairie juridiquement lors de la signature d’un document. → Notre gamme Eiducio comporte des certificats double usages qui permettent à la fois l’authentification et la signature !
Cadre réglementaire du certificat électronique pour les mairies
Pour être conforme, le certificat électronique doit :
- Respecter le règlement eIDAS pour la signature électronique, lui conférant une valeur légale.
- Répondre aux exigences du RGS (Référentiel Général de Sécurité) pour assurer une authentification forte et sécurisée.
L’utilisation de ce certificat engage la responsabilité personnelle du signataire, au même titre qu’une signature manuscrite. Il est donc essentiel d’en assurer la sécurité et la confidentialité.
Gestion des certificats électroniques en mairie lors des élections
- Validité du certificat du maire sortant : Le certificat électronique du maire reste valide jusqu’à la fin effective de son mandat, même en période électorale. Durant la période transitoire, entre l’annonce officielle des résultats et l’installation du nouveau conseil municipal, le maire sortant conserve l’autorité nécessaire pour signer et télétransmettre des documents.
- Nouveau maire ou réélection : Suite aux élections, le nouveau maire (ou le maire réélu) doit impérativement disposer d’un certificat électronique nominatif. Il devra donc en acquérir un nouveau ou renouveler l’ancien, si celui-ci arrive à échéance ou n’est plus conforme aux usages requis.
- Certificats des agents municipaux : Les agents de la collectivité, autres que le maire, qui possèdent des certificats électroniques peuvent continuer à télétransmettre des documents avant, pendant et après les élections, assurant ainsi la continuité des services.
- Révocation des anciens certificats : En cas de changement de maire, il est fortement recommandé de contacter le fournisseur de certificats afin de révoquer l’ancien certificat dès la fin effective du mandat de l’ancien maire, ceci afin d’éviter toute utilisation non autorisée. Il est tout aussi important d’émettre un nouveau certificat au nom du maire élu.
Délégation de signature en mairie : comment assurer la continuité ?
Afin d’assurer la continuité du fonctionnement des services communaux, notamment pour la signature des bordereaux de titres et de mandats, le maire peut, en application de l’article L.2122-19 du Code général des collectivités territoriales (CGCT), déléguer sa signature à certains agents communaux placés sous son autorité, notamment :
- Directeur général des services (DGS)
- Directeur général adjoint (DGA)
- Directeur général des services techniques
- Responsables de services communaux.
S’agissant de la signature des pièces comptables, cette délégation ne peut être accordée qu’à un fonctionnaire de catégorie A, conformément aux règles de la DGFiP. Un secrétaire général de mairie ne peut donc signer des pièces comptables que si elle relève de cette catégorie.
La délégation de signature doit être formalisée par arrêté du maire. Cet arrêté doit être publié, notifié à son bénéficiaire et transmis au représentant de l’État dans le cadre du contrôle de légalité.
Les délégations de signature prennent fin de plein droit à la cessation des fonctions du maire qui les a accordées. À la suite de l’élection du nouveau maire, de nouveaux arrêtés de délégation doivent être pris.
L’agent bénéficiaire peut utiliser sa délégation pour signer électroniquement les documents, en attendant que le nouveau maire dispose de son certificat électronique. L’obtention d’un certificat peut nécessiter quelques jours à deux semaines. Les adjoints au maire ne peuvent signer électroniquement que s’ils disposent d’une délégation valide et d’un certificat nominatif.
Les documents requis pour l'obtention d'un certificat électronique de maire
- Justificatif d’identité du maire.
- Arrêté de nomination ou procès-verbal de l’élection.
- Preuve de l’existence de la collectivité (cachet, numéro SIRET, etc.).
Télétransmission des actes municipaux via @CTES
Les collectivités locales doivent transmettre leurs actes et échanges avec l’État par voie dématérialisée via le système @CTES. À ce titre, la collectivité doit être équipée :
- D’un certificat d’authentification.
- Et, selon les actes concernés, de certificats de signature électronique, afin de garantir la sécurité et la conformité juridique des transmissions.
Les actes signés électroniquement doivent être archivés dans des conditions garantissant leur intégrité, leur lisibilité et leur traçabilité dans le temps.
Les solutions ChamberSign pour les besoins en mairie
Face à ces obligations réglementaires et opérationnelles, et afin de vous accompagner dans vos démarches, ChamberSign propose des solutions adaptées aux besoins des collectivités :
- Certificat électronique Eiducio+ : Le certificat électronique Eiducio+ remplit un double rôle : signature électronique qualifiée eIDAS et authentification forte conforme RGS**.
- Parapheur Firmatio : Simplifiez la signature de tous les documents officiels : délibérations, arrêtés, marchés publics, conventions, etc. avec des circuits de signature rapides et intuitifs, jusqu’à 5 comptes collaborateurs internes, une application mobile pour signer en déplacement et un suivi en temps réel grâce à un tableau de bord intelligent.
En anticipant les besoins, en se formant aux outils et en s’appuyant sur des partenaires fiables comme ChamberSign, les collectivités peuvent aborder les élections avec sérénité et assurer un bon fonctionnement de leurs services.
Anticiper dès maintenant permet de sécuriser les premières semaines du mandat.
Foire Aux Questions
Oui, il reste valable jusqu’à la fin effective du mandat, garantissant la continuité de la signature et de la télétransmission des documents.
Le nouveau maire doit acquérir un certificat nominatif ou renouveler son ancien certificat si celui-ci arrive à échéance, en fournissant justificatif d’identité, procès-verbal de l’élection et preuve de la collectivité.
Le maire peut déléguer sa signature à certains agents communaux habilités, qui pourront utiliser leur propre certificat pour signer électroniquement les documents.
Principalement des fonctionnaires de catégorie A tels que le DGS, DGA, directeurs de services ou responsables de services communaux. Les délégations prennent fin à la cessation des fonctions du maire.
Il est fortement recommandé de révoquer l’ancien certificat pour éviter toute utilisation non autorisée et d’émettre un nouveau certificat pour le maire élu.