Les avantages de la signature électronique : on répond à vos questions !

Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Est-elle vraiment légale ? Quels sont ses avantages concrets pour votre organisation ?Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions pour vous aider à adopter la signature électronique en toute confiance.

Gain de temps, sécurité, conformité RGS et eIDAS… Découvrez pourquoi elle devient incontournable.

Que vous soyez dirigeant d’entreprise, responsable RH, comptable ou représentant d’une collectivité territoriale, vous êtes confronté à la gestion quotidienne de nombreux documents à signer. Et si vous pouviez simplifier ces démarches, tout en renforçant leur sécurité et leur conformité ?

La signature électronique s’impose aujourd’hui comme la solution pour moderniser vos processus documentaires. Gain de temps, réduction des coûts, sécurité renforcée, démarche écologique… Les bénéfices sont nombreux, quel que soit votre secteur d’activité. Elle est également devenue obligatoire pour de nombreux usages.

Dans cet article, nous répondons aux questions les plus fréquentes sur la signature électronique pour vous aider à mieux comprendre son fonctionnement et ses bénéfices.

Qu’est-ce que la signature électronique et comment fonctionne-t-elle ?

La signature électronique permet de signer un document numérique de manière sécurisée, à distance, ou localement. En fonction de son niveau (simple, avancé ou qualifié), elle offre un degré variable de sécurité et de valeur probatoire.

Signature électronique simple : il s’agit du niveau de base. Elle peut consister, par exemple, en un clic sur un bouton ou une case à cocher. Elle offre un niveau de sécurité limité et convient à des documents à faible enjeu juridique et n’impose pas la vérification de l’identité du signataire.
Signature électronique avancée : elle permet de lier de manière univoque le signataire au document, grâce à des moyens d’authentification renforcée et des mécanismes de vérification de l’intégrité du document. Elle repose souvent sur l’utilisation d’un certificat électronique nominatif et suppose une minimum de vérification à l’identité du signataire.
Signature électronique qualifiée : c’est le niveau le plus élevé. Elle repose sur un certificat qualifié délivré par une Autorité de Certification qualifiée et sur l’utilisation d’un dispositif sécurisé de création de signature (comme une clé USB cryptographique ou une carte à puce). C’est la seule à bénéficier d’une présomption de fiabilité équivalente à une signature manuscrite dans toute l’Union européenne. Elle repose sur un contrôle de l’identité du signataire à partir de documents fiables et vérifiés.

Chacun de ces niveaux offre un degré de sécurité, de fiabilité et de reconnaissance légale différent, et le choix dépend du contexte juridique et des exigences réglementaires.

Quels sont les principaux avantages de la signature électronique ?

La signature électronique présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

Gain de temps considérable : Vous signez instantanément, y compris à distance, sans impression ni déplacement nécessaire. Les délais de traitement sont considérablement réduits.
Réduction significative des coûts : Fini les dépenses de papier, d’envois postaux et de stockage physique.
Simplicité d’utilisation : Accessible depuis n’importe quel appareil, sans contrainte géographique, la signature électronique s’intègre facilement dans vos flux existants.
Sécurité renforcée (selon le niveau de signature utilisé) : Avec les niveaux avancés et qualifiés, l’identification et l’authentification du signataire, l’intégrité du document et la conformité aux normes françaises et européennes (RGS, eIDAS) offrent un niveau de protection supérieur à la signature manuscrite.
Traçabilité complète : Les solutions avancées et qualifiés fournissent des preuves horodatées et enregistrées, créant un historique détaillé particulièrement utile en cas de contrôle.

Et l'aspect environnemental ?

La signature électronique s’inscrit pleinement dans une démarche de transition numérique responsable. En dématérialisant vos processus de signature, vous contribuez concrètement à :

Réduire votre consommation de papier, d’encre et d’électricité liée aux impressions.
Limiter vos émissions de CO₂ en supprimant les envois postaux et déplacements pour signer.
Diminuer vos besoins de stockage physique, souvent énergivores sur le long terme.

Cette approche répond aux objectifs RSE de votre organisation et à vos engagements de réduction d’empreinte carbone, tout en améliorant votre efficacité opérationnelle.

La signature électronique est-elle vraiment légale ?

Oui, la signature électronique est reconnue légalement en France et dans toute l’Union européenne, à condition qu’elle respecte les exigences définies par le règlement eIDAS (n°910/2014). La signature électronique qualifiée est la seule à bénéficier d’une présomption de fiabilité équivalente à celle d’une signature manuscrite. Elle repose sur un certificat qualifié émis par une Autorité de Certification agréée, et sur l’utilisation d’un dispositif de signature sécurisé. En cas de litige, c’est à la partie qui conteste la signature de prouver qu’elle n’est pas valide.

En France, les articles 1366 et 1367 du Code civil confirment que la signature électronique possède la même valeur probante qu’une signature manuscrite, à condition que le procédé utilisé permette d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document.

Chez ChamberSign, nos solutions reposent sur des certificats électroniques conformes aux normes eIDAS et RGS, afin de vous garantir un haut niveau de sécurité juridique, adapté à vos usages.

Quels types de documents peuvent être signés électroniquement ?

La signature électronique s’applique à une très large gamme de documents professionnels :

Documents commerciaux : contrats de vente, accords de partenariat, devis, factures, bons de commande.
Ressources humaines : contrats de travail, avenants, accords d’entreprise, documents de formation.
Administration : délibérations, arrêtés municipaux, marchés publics, procès-verbaux.
Juridique et fiscal : accords de confidentialité (NDA), attestations, déclarations fiscales.
Finance : ouvertures de compte, contrats de crédit, polices d’assurance.
Actifs de l’entreprise: les images, vidéos, tableaux « Excel », fichiers techniques, FEC… sont des objets numériques de l’entreprise pouvant être signés pour en assurer l’origine et l’intégrité.

La polyvalence de la signature électronique répond aux besoins des entreprises privées, professions réglementées et collectivités territoriales, quel que soit leur secteur d’activité. Tous les documents importants pour votre activité peuvent être signés avec une signature électronique.

Quels types de fichiers peuvent être signés électroniquement ?

Tous les types de fichiers sans exception peuvent être signés numériquement : documents Word, PDF, images (JPEG, PNG), tableaux Excel, fichiers XML, etc.
Le format PDF reste cependant le plus utilisé, notamment dans sa version PDF/A, reconnue pour sa stabilité et sa conformité aux exigences d’archivage à long terme.
Ce format permet également d’intégrer plusieurs signatures électroniques, facilitant les workflows impliquant plusieurs parties prenantes.

Ce qui compte avant tout, c’est que le document soit dans un format stable et figé au moment de la signature. Une fois signé électroniquement, tout changement invalide automatiquement la signature, garantissant ainsi la protection du contenu.

Pour en savoir plus sur les différents formats de signature, c’est ici.

Comment signe-t-on un document électroniquement ?

Avec ChamberSign, la signature repose sur un certificat numérique avancé ou qualifié, délivré sur un support cryptographique sécurisé (clé USB, carte à puce, ou token Bluetooth). Voici les étapes typiques :

Connexion du support cryptographique (clé ou carte) à l’ordinateur ou au terminal.
Sélection du document à signer, généralement au format PDF.
Authentification forte du signataire via un code confidentiel
Application de la signature électronique.
Conservation du fichier signé, avec preuve horodatée de la signature, garantissant sa vérifiabilité à tout moment.

Ce processus est simple, rapide et totalement sécurisé. Il s’intègre aisément à vos processus métiers tout en répondant aux exigences réglementaires les plus strictes.

Pour faciliter la signature de vos documents, ChamberSign propose deux solutions de parapheurs électroniques :

SunnySign Standard : permet de signer en illimité tous vos fichiers PDF, de manière sécurisée et fluide.
SunnySign Advanced : conçu pour des usages plus étendus, il permet de signer électroniquement tous types de documents, y compris les formats PAdES (PDF), CadES (Word, Excel, ZIP…), XadES (XML), assurant une compatibilité totale avec les normes européennes de signature électronique.

Comment ChamberSign peut vous accompagner dans votre transition vers la signature électronique ?

ChamberSign, Autorité de Certification reconnue depuis plus de 25 ans, vous accompagne à chaque étape de votre transition vers la signature électronique en vous proposant :

Des certificats électroniques adaptés à vos besoins: que ce soit pour la signature avancée ou qualifiée, nous vous aidons à choisir la solution la plus appropriée à votre usage (signature de contrats, de documents RH, de marchés publics…).
Des solutions conformes et sécurisées: tous nos certificats respectent les normes françaises et européennes (RGS, eIDAS) et garantissent l’authenticité, l’intégrité et la valeur légale de vos documents.
Une présence locale : grâce à notre réseau de plus de 150 bureaux d’enregistrement en France, y compris en DROM-COM, nous sommes proches de vous pour faciliter l’émission de vos certificats.

En choisissant ChamberSign, vous bénéficiez de l’expertise d’un Tiers de confiance français au service des entreprises, des collectivités et des institutions, pour une transition numérique fiable, conforme et durable.

Vous avez d’autres questions ?

Nos équipes sont à votre disposition pour vous guider dans le choix et l’intégration de votre solution de signature électronique.
N’hésitez pas à nous contacter ou à visiter notre page « Signer » pour en savoir plus sur nos certificats, nos supports cryptographiques et notre accompagnement.