Sceller des bulletins de paie électroniques

Le scellement des bulletins de paie électroniques permet d’apposer un sceau électronique certifiant l’origine de l’émetteur du document et garantissant son intégrité. Grâce à nos certificats Negocio RGS*, EuroComercio ou EuroComercio+, un certificat de type cachet serveur, vous pouvez automatiser vos processus de scellement et sécuriser vos bulletins de paie dématérialisés. Ce tampon électronique fiable s’installe directement sur un serveur pour une gestion fluide et sécurisée.

Pourquoi choisir de dématérialiser les bulletins de paie ?

En tant qu’employeur, responsable RH ou expert-comptable, la remise mensuelle des bulletins de paie est une obligation. Si vous pouvez les délivrer au format papier, la version dématérialisée ou Bulletin de Paie Électronique (BPE) s’impose comme une solution moderne et performante.

Depuis le 1er janvier 2017, l’utilisation des bulletins de paie électroniques ne nécessite plus l’accord préalable des salariés. Cependant, un salarié conserve le droit de refuser un bulletin électronique et peut demander la version papier. Dans ce cas, l’employeur doit respecter cette demande sous un délai maximal de 3 mois.

Les 5 avantages des bulletins de paie électroniques :

Une valeur légale reconnue : Les BPE possèdent la même valeur juridique qu’un bulletin papier, grâce à l’utilisation d’une signature électronique et d’un cachet électronique.
Un gain de temps considérable : Automatisation de l’émission et de l’envoi des bulletins pour une gestion plus rapide et efficace.
Un archivage simplifié : Stockage sécurisé dans des coffres-forts électroniques (CFE), garantissant l’accès et la conservation des documents.
Une solution économique : Réduction des coûts liés à l’impression, à l’envoi et au stockage physique des bulletins.
Une démarche plus respectueuse de l’environnement : Moins de papier, moins d’impression, une solution plus écoresponsable.

Le cadre légal pour des bulletins de paie électroniques conformes

Pour dématérialiser vos bulletins de paie conformément à la loi, vous devez respecter certaines conditions.

Les bulletins de paie électroniques (BPE) doivent comporter :

Une signature électronique

Il s’agit d’un mécanisme garantissant l’intégrité du bulletin de paie grâce à un processus de signature numérique. Cela permet aussi d’identifier son auteur/émetteur.

Un cachet électronique

Il prend la forme d’un sceau électronique qui certifie la date d’émission du bulletin via horodatage. Avec la signature, il constitue le certificat d’authenticité.

Un espace sécurisé de conservation

Les bulletins de paie électroniques doivent être conservés dans un espace d’archivage électronique qui doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient.

Il est important de noter que le bulletin de salaire numérique doit être conservé et mis à disposition du salarié durant le délai de conservation légal dans des coffres-forts électroniques (nommés également CFE). Il est fortement conseillé de prendre des prestataires français.

Nos solutions pour signer vos bulletins de paie électroniques :

Négocio RGS*

Certificat électronique personne morale de type cachet.

Idéal pour la dématérialisation des factures, des bulletins de paie ou encore le scellement de tout document avant archivage électronique dans un process automatisé.

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EuroComercio

Vous n’avez plus besoin de justifier d’une piste d’audit fiable, et votre crédit de TVA vous sera plus rapidement remboursé.

Ce certificat électronique qualifié eIDAS a une équivalence au RGS** et est livré sur support USB.

Remise en main propre au responsable du certificat uniquement sur Lyon.

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Garantir l’origine et l’intégrité des données émanant de votre organisation avec l’identité numérique qualifiée eIDAS de votre organisation, véritable sceau électronique.

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En conclusion, le scellement des bulletins de paie électroniques, par l’apposition d’un sceau électronique, garantit l’authenticité et l’intégrité des documents émis. Ce processus, facilité par des certificats comme le Negocio RGS, permet une automatisation fiable et sécurisée. En respectant les exigences légales de signature et de conservation sécurisée, les entreprises peuvent bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation, tout en assurant la protection et la traçabilité des données.