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La signature électronique : Comment signer tous vos documents dématérialisés ?

Quel que soit le type de document ou son format, pour le signer électroniquement, il est indispensable de posséder un outil de signature électronique ainsi qu’un certificat numérique. Ce dernière doit répondre aux obligations légales et doit être délivré par une Autorité de Certification. Par ailleurs, l’original électronique doit être conserver de manière pérenne.

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique d’une signature manuscrite.

La signature électronique permet de garantir de manière certaine l'identité du signataire. Cette dernière étant irrévocable, elle ne peut pas être contestée.

Par ailleurs, elle rend intègre le document électronique ainsi signé et garantit sa non répudiation.

Pour signer électroniquement, il existe une seule technique à ce jour qui consiste à utiliser un certificat électronique et un logiciel de signature.

Pour signer électroniquement n'importe quel type de document, il est nécessaire d’utiliser deux outils informatiques, à savoir : un logiciel de signature et un certificat électronique de signature.

Il existe de nombreux outils de signature électronique. Le logiciel Acrobat Adobe DC, par exemple. Il est gratuit est très souvent utilisé.

A noter également que les plateformes de réponses aux appels d'offre embarquent dans leur portail une solution de signature.

Il existe également des outils à utiliser comme un parapheur électronique. SunnySign va permettre le partage des documents à échanger et à signer.

Afin de se prémunir de toutes contestations relatives à la signatures électronique, Il est fortement déconseillé de ne pas utiliser des signatures électroniques gratuites. Par contre, il est recommandé de s'équiper d'un certificat électronique délivré par une autorité de certification, tiers de confiance tel que ChamberSign. En effet, cette dernière s'engage quant à l'identité du titulaire du certificat numérique.

Un certificat numérique conforme à la réglementation en vigueur est nécessaire pour signer électroniquement

Le règlement eIDAS (Electronic identification and trust services) est entré en vigueur le 1er juillet 2016. Il a pour ambition d’harmoniser au niveau européen les pratiques en matières d'échanges électroniques afin d'en faciliter les transactions. En France, ce règlement cohabite avecun second appelé RGS (Référentiel Général de Sécurité).

Les certificats électroniques RGS et eIDAS sont obligatoirement délivré par des autorités de certification, tiers de confiance. Comme précédemment expliqué, ces sociétés s’engagent sur l'identité du titulaire du certificat qu'il soit une personne physique ou moral.

Les autorités de certification sont accréditées par un organisme d'évaluation nommé par l'ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d'Information).

En effet, pour délivrer des certificats électroniques, il est nécessaire de remplir des obligations de sécurité, de confidentialité, de chiffrement, de cryptographie ....

Il existe différents types de certificats électroniques à destination des personnes physiques ou des personnes morales

ChamberSign propose des certificats électroniques au nom de la personne physique. En utilisant ce type de certificat, le titulaire s'engage pour ses fonctions au sein de son organisation

Le certificat Eiducio, reconnu nativement dans Adobe, est utilisé notamment pour répondre aux appels d'offre dématérialisés, ou encore des contrats.

Le certificat INITIO RGS*, au format logiciel est largement utilisé par les vétérinaires pour signer leur ordonnances et les agences d'intérim. 

La signature électronique apposée sur le document apporte alors la garantie de l’identité du signataire, son engagement et l'intégrité du document.

Le certificat NEGOCIO RGS*, tampon numérique de l'entreprise, est un certificat électronique personne morale de type cachet. Il usuellement utilisé pour signer les factures ou encore les fiches de paies...

Son utilisation permet  de sceller les données du document, de garantir de son intégrité ainsi que de l’identité de l’organisme émetteur.

Apposer une signature numérique sur un document d'effectue seulement en 5 étapes

Pour signer électroniquement un document avec un logiciel de signature standard, 5 étapes très simples et rapides suffisent généralement :

1-   Visualiser le document

2-   Cliquer sur le bouton

3-   Signer

4-   Sélectionner le certificat

5-   Taper le code Pin

6- Valider.

Une quantité de documents peut être signé électroniquement

Il existe d’innombrable types de documents qui peuvent être dématérialisés et signés numériquement Prenons quelques exemples :

  • des factures,
  • des bulletins de paie,
  • des emails,
  • des contrats commerciaux,
  • des contrats fournisseurs,
  • des courriers, des notes internes,
  • des messages de validation,
  • des processus RH,
  • des devis,
  • bons de commande,
  • etc. 

Les documents signés peuvent avoir des formats très divers

  • le format Word,
  • le format PDF,
  • le format XML,
  • le format image .jpg,
  • etc.

Toutefois la pratique la plus rependue consiste à utiliser le Pdf. Les collectivités ou établissement publics sont également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.

Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.

Le document original numérique doit être conservé de façon électronique et de manière pérenne

Il est indispensable de noter que l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre-fort électronique est alors fortement conseillé. Il faut également souligner que ces données numériques doivent être de préférence sauvegarder sur le territoire français ou européen. Nous vous invitons donc à anticiper l’archivage électronique pour permettre une gestion efficace

 

Nous vous invitons à trouver votre certificat de signature électronique

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