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La signature électronique : Comment signer tous vos documents dématérialisés

Qu’est ce que la signature électronique ?

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de votre signature manuscrite.

Pour signer électroniquement, il existe une seule technique à ce jour

Elle consiste à utiliser deux outils informatiques :

  • Un logiciel de signature
  • Un certificat électronique

Quel certificat de signature électronique pour une personne physique ?

  • Le certificat EURODACIO, reconnu nativement dans Adobe, utilise notamment pour répondre aux appels d'offre dématérialisés. 
  • Le certificat INITIO RGS*, au format logiciel, largement utilisé par les vétérinaires et les agences d'intérim. 
La signature électronique apporte alors la garantie de l’identité du signataire, la non-répudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document.

Le certificat électronique pour la personne morale

  • Le certificat NEGOCIO RGS*, le tampon numérique de votre entreprise, lutilisé pour signé les factures, les fiches de paies...
La signature électronique apporte alors la garantie de l’intégrité du document ainsi que de l’identité de l’organisme émetteur.

Une quantité de documents peut-être signés

  • des factures
  • des bulletins de paie
  • des mails
  • des contrats
  • des courriers
  • des notes internes
  • des ordonnances de vétérinaire
  • et bien d’autres encore ….

Vous avez 5 grandes étapes pour signer électroniquement un document avec un logiciel de signature standard :

  • Visualiser le document
  • Cliquer sur le bouton signer
  • Sélectionner le certificat
  • Taper le code Pin
  • Valider.

Les documents signés peuvent avoir des formats très divers

  • Fichier Word
  • Fichier pdf
  • Fichier xml
  • Fichier jpg…..

Toutefois la pratique la plus rependue consiste à utiliser le Pdf. Les collectivités ou établissement publics seront également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.

Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.

L’archivage des documents électroniques

Attention, l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre fort électronique est donc fortement conseillé.

Les logiciels de signature électronique

  • Almetis Essential
  • SunnySign
  • Acrobat Adobe DC
  • Applets de signatures intégrées aux plateformes (notamment marchés publics)

Pour aller plus loin sur la signature électronique nous vous invitons à consulter le document pédagogique du club PSCo  ou encore la signature électronique en 6 questions .

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