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Signature électronique

Comment signer électroniquement tous vos documents dématérialisés avec la signature numérique ?

La signature électronique est, de nos jours, de plus en plus rependue que ce soit en B to C et en B to B.

Elle permet de garantir l’intégrité du document, l’identité de l’émetteur ainsi que l’engagement du signataire.

La signature électronique, qu'est ce que c'est ?

La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de votre signature manuscrite. Egalement appelée signature numérique, elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et authentifie de manière certaine son auteur.

Il existe qu'une seule façon de signer électroniquement un document : utiliser un logiciel de signature et un certificat électronique.

Pour signer numériquement n’importe quel document, il est nécessaire de posséder deux choses : un logiciel de signature électronique et un certificat électronique ayant pour usage la signature numérique.

ChamberSign, en tant qu’autorité de certification et tiers de confiance répond à vos besoins en matière de certificats de signature électronique.  Elle peut vous accompagner quant au choix du logiciel de signature, notamment au travers les solutions SunnySign, ou encore Almetis Essential.

Les documents signés électroniquement peuvent être de natures diverses et variées et peuvent prendre des formats différents. Toutefois le format de document le plus répandu est le PDF, notamment en raison de sa conservation de façon pérenne.

Vous pouvez signer numériquement des factures et bulletins de paie dématérialisés.

Il est possible de dématérialiser et signer électroniquement des documents de votre entreprise tels que des factures ou des bulletins de paye. Dans ce cas le certificat utilisé est un certificat d’entreprise de type cachet, véritable tampon électronique. Il s’agit du certificat Negocio, répondant aux normes RGS*.

La signature électronique apporte, la garantie de l’identité de l’organisme émetteur et l’intégrité du document. Vous savez alors de manière certaine que le document n’a pas été modifié.

Vous pouvez signer numériquement des emails, des contrats, des courriers, des notes internes, des ordonnances vétérinaires et bien d’autres documents encore.

Dans ce cas, le certificat numérique utilisé est un certificat personne physique tel que Eiducio certificat électronique conforme eIDAS ou Initio. La signature électronique apporte alors la garantie de l’identité du signataire, la non-répudiation par le signataire du document signé et l’intégrité du document.

Signer électroniquement nécessite juste quelques clics.

Signer électroniquement un document est très simple. Cela peut s’effectuer de manière automatique. Le process est alors quasiment transparent pour les utilisateurs.

Lorsque le consentement du signataire est requis sur le document numérique, alors 5 étapes suffisent :

  • la visualisation du dit document
  • le clic sur le bouton signer
  • la sélection du certificat
  • la saisie du code Pin
  • la validation par le signataire.

Les documents signés électroniquement peuvent être de format très divers.

Il est possible de signer numériquement n’importe quel type de format de fichier. A titre d’exemple, l’apposition d’une signature numérique peut s’effectuer sur un document au format word, pdf, xml, ou encore jpg .

Toutefois la pratique la plus répandue consiste à utiliser le Pdf. Les collectivités ou établissements publics seront également amenés à signer les fichiers XML dans le cadre d’Helios.

Nous vous recommandons de vous rapprocher de l’éditeur du logiciel de signature afin de vérifier les prérequis techniques et la compatibilité avec votre système d’exploitation.

L’archivage à valeur probatoire est vivement recommandé.

Attention, il est important de souligner que l’original électronique doit être conservé sous son format numérique et de manière pérenne. Le coffre-fort électronique est donc fortement conseillé.

Il existe de nombreux logiciels de signature Electronique

  • Almetis
  • Essential
  • SunnySign
  • Adobe Reader DC

 

Pour aller plus loin nous vous invitons à consulter une autre page destinée à la signature électronique .

Pour en savoir plus sur les certificats de signatures électroniques.

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