La signature électronique en 6 questions
6 questions-réponses pour que vous puissiez, en 2 min, comprendre l’importance de la signature numérique au sein de votre entreprise. 6 questions-réponses pour expliquer: comment numériquement, quels types de documents et pourquoi utiliser un certificat électronique.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
C’est la transposition dans le monde numérique de la signature manuscrite. Il s’agit d’un mécanisme d’engagement fiable faisant appel à des techniques cryptographiques. L’engagement du signataire est irrévocable (c’est à dire définitif et ne peut pas être remis en cause). Le document est inaltérable, il ne peut pas être modifié. L’intégrité du document est alors justifié.
Comment signe-t-on électroniquement ?
La seule technique à ce jour consiste à utiliser deux outils informatiques :
le certificat électronique associé à un logiciel de signature
Chez ChamberSign, il vous est proposé, entre autres, le logiciel de signature Almetis ou encore SunnySign. Ces deux outils de signature peuvent s’acquérir seul ou accompagné d’un certificat électronique.
Quels types de fichiers peuvent être signé électroniquement ?
Tous types de fichiers sans exception peuvent être signés numériquement (documents Word, PDF, jpg, XML, etc.).
Toutefois, le format PDF est très largement répandu. En effet il offre une bonne stabilité du document (notamment avec le PDF A) et permet d’embarquer plusieurs signatures électroniques.
La signature électronique a-t-elle la même valeur juridique que la signature manuscrite ?
Oui !
La loi du 13 mars 2000 introduit, en droit français, la signature électronique. Elle dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement des signataires de la même façon que la signature manuscrite « sous réserve de l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien (logique) avec l’acte auquel elle s’attache » (Article 1316-4 du code civil).
ChamberSign, Autorité de certification et tiers de confiance , garantit la fiabilité du procédé grâce à sa gamme de certificats électroniques de signatures répondant à la norme française RGS et européenne eIDAS .
Quels sont les bénéfices de la signature électronique ?
– Vous pouvez signer un document sans l’imprimer et en deux clics (économie de papier, d’encre de temps)
– Vous envoyez le document par e-mail ou par flux numérique (économie des frais d’envoi, rapidité dans la réception du document signés numériquement)
– Vous signez un document sans que les parties prenantes aient besoin de se rencontrer (réduction des déplacements donc réduction des coûts et de temps, rapidité de décision).
Que dois-je faire de mon document original signé numériquement ?
« L’original d’un document signé électroniquement est sa forme numérique. Afin de conserver sa valeur juridique, le document doit obligatoirement être archivé sous sa forme numérique de manière pérenne (simplification et suppression de l’archivage papier). »
Quels documents d’entreprise peuvent être signés électroniquement ?
– Tous les document avant vente telle que des devis, des conventions , des accords cadre
– Au moment de la vente : les contrats ou encore les bons de commande
– Après vente :les factures, les documents sav, la documentation produits
– Et encore : rapports, courriers, certification…
– Pour l’administration achat, il est possible de signer numériquement les bons de commande et les bons de livraison
– Pour la chaîne de production : notice, rapport qualité
– Pour les ressources humaines, les bulletins de paie peuvent être signés, les attestations,les notes de frais, les contrats de travail
Pour allez encore plus loin sur la signature électronique
Pour trouver le certificat électronique de signature dont vous avez besoin, nous vous invitons à consulter notre page « usage » destinée à la signature électronique.