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Certificats électroniques et élections municipales

Petite explication sur ce qu’il faut savoir pour mieux anticiper les conséquences des élections municipales de mars 2020 et ne pas avoir de rupture dans la dématérialisation des documents de la collectivité.

Les élections municipales arrivent à grand pas. ll est indispensable de s’assurer que la télétransmission des actes, la signature des bordereaux de titre de recette ne soient pas interrompues. Pour garantir une continuité de service, il est nécessaire de s’organiser et d’équiper dès maintenant les agents administratifs de certificats électroniques.

Il faut rappeler qu'un certificat numérique est strictement personnel et non cessible. Se servir du certificat sur clé USB du maire ou président sortant non réélu est qualifié de faux en écriture publique !  Les certificats numériques des élus sortant devront donc être tous révoqués.

S’authentifier sur l’application actes avec un certificat électronique pour télétransmettre les documents.

La personne en charge de la transmission des actes dans la collectivité doit acquérir un certificat Audacio identité .

Le certificat électronique Audacio identité est utilisé pour s’authentifier. Nous pouvons dire qu’il remplace le login / mot de passe. Il n’est pas possible de signer électroniquement des documents avec ce type de certificat numérique. Vous pouvez seulement l’utiliser pour télétransmettre les actes.

Il est à noter que l’article L. 212-2 du code des relations entre l'établissement public et l’administration donne la possibilité de transmettre sans signature électronique les actes notifiés au moyen d’un téléservice qui mentionne les prénoms, noms, qualités et services du signataire de l’acte.

Par ailleurs, les conventions de télétransmission signées par le maire ou le président sortant restent valides tant qu’elles ne sont pas dénoncées. La télétransmission des actes ne sera donc pas interrompue suite aux nouvelles élections municipales.

En résumé, les élections municipales n’auront aucune conséquence sur le certificat numérique de l’agent administratif qui télétransmet les actes. Il pourra alors l’utiliser jusqu’à sa fin de vie (pour rappel, la durée de vie d'un certificat électronique est de 3 ans).

Contrôle de légalité : signature électronique des bordereaux de titre et mandat.

Il est nécessaire de déléguer la signature des bordereaux de titre et mandat à un fonctionnaire de catégorie A . Il devra alors s’équiper d’un certificat électronique de signature appelé Eiducio.

Il est possible, pour un maire, de déléguer la signature des bordereaux de titre et de mandat au directeur général des services, au directeur général adjoint, au directeur général des services techniques ou encore aux responsables de services communaux. L’article R.2122-8 de CGCT (Code Général des Collectivités Territoriales) précise que cette délégation ne peut être confiée qu’à un fonctionnaire de catégorie A. Une secrétaire de mairie ne peut donc pas signer des pièces comptables si elle ne relève pas de cette catégorie.

 Il faut noter que la délégation se fait par un arrêté qui doit nécessairement être publié, notifié au bénéficiaire et transmis au représentant de l’état. Ces délégations subsistent tant qu’elles ne sont pas remises en cause.

La délégation tombe avec la fin du mandat de celui qu’il l’a confié. Il faudra donc, une fois le nouveau maire élu, effectuer un nouvel arrêté de délégation de signature au bénéfice de l’agent. Ainsi ce dernier pourra signer électroniquement tous les documents en attentant que le nouveau maire élu soit lui-même équipé de son propre certificat numérique. Il faut être conscient qu’obtenir un certificat de signature numérique peut prendre quelques jours voir une à deux semaines.

Il est possible d’acquérir un certificat de signature électronique temporaire et gratuit auprès du comptable public.

Pour les communes ne disposant pas de personnel de direction, le nouveau maire ou président nouvellement élu a la possibilité de contacter et prendre rendez-vous auprès du comptable public. Il pourra acquérir un certificat électronique temporaire et gratuit en attendant que ChamberSign lui délivre un certificat Eiducio.

Le nouveau maire de la commune ou président doit en effet obtenir au plus vite un certificat numérique. Véritable carte d'identité électronique, il est délivré par une autorité de certification, un tiers de confiance.

Le certificat électronique doit répondre au règlement eIDAS en matière de signature électronique et à la réglementation RGS en ce qui concerne la fonction d'authentification. Le certificat numérique Eiducio à un double rôle : la signature électronique eIDAS et l'authentification forte RGS**.


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